Nuestras Políticas

Transparencia, imparcialidad y confidencialidad en todos nuestros servicios

Política de Privacidad de Datos Personales

De acuerdo con la Ley estatutaria 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de la República de Colombia, la presente política de protección de datos personales y privacidad regula la recolección, almacenamiento, tratamiento, protección y administración de los datos que Doja S.A.S, (en adelante "Doja"), obtenga de sus clientes, proveedores, empleados y demás interesados, por diferentes medios, tales el contacto personal o telefónico, vía correo electrónico, los sitios web de la compañía y otros medios habilitados para tal propósito.

La información que libre y voluntariamente los clientes, proveedores, empleados e interesados suministren a Doja por cualquier medio, es introducida en nuestras bases de datos, de las cuales Doja es responsable y titular. Doja trata los datos personales de forma adecuada y segura, cumpliendo todos los requisitos de ley y siguiendo todos los parámetros de la norma ISO 27001, Seguridad de la Información, en la cual estamos certificados.

Finalidades del tratamiento de datos:

  • Prestar al titular de la información los servicios de asistencia, consultoría y soporte necesarios para cumplir las obligaciones emanadas de nuestras relaciones comerciales.
  • Realizar las gestiones necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones inherentes a los servicios y productos contratados con Doja.
  • Ofrecer información sobre nuevos productos y servicios, así como de oportunidades comerciales.
  • Realizar actividades de mercadeo, promoción, publicidad, compras, facturación, cobranza, recaudo, pagos, mejoras en el servicio y producto.
  • Evaluar la calidad de nuestros productos y servicios mediante encuestas de satisfacción y otros mecanismos.

Tipos de datos recolectados:

  • Interesados en relaciones comerciales: Información básica de identificación, compañía, cargo, correo electrónico, teléfono, ciudad y asunto de consulta.
  • Clientes y proveedores: Información necesaria para gestionar adecuadamente la relación comercial según los parámetros legales establecidos.
  • Candidatos laborales: Información contenida en hojas de vida para procesos de selección y reclutamiento.
  • Empleados: Información estrictamente confidencial ajustada a los requisitos de la ley colombiana.

Derechos del titular: Usted tiene derecho a acceder, corregir, actualizar o suprimir sus datos personales en cualquier momento. Para ejercer estos derechos, envíe una solicitud a gerencia@doja.com.co.

Contacto: Para dudas sobre esta política, contáctenos en gerencia@doja.com.co o al teléfono 311 584 54 59.

Política de Imparcialidad, I y Confidencialidad

IMPARCIALIDAD La imparcialidad se constituye como un valor y un elemento clave en la prestación de los servicios en el sector de las inspecciones. La gerencia declara que, como organismo de evaluación de la conformidad, realiza actividades de inspección y que se encuentra comprometida con la imparcialidad de las actividades de evaluación de la conformidad. Es por esto que presta servicios de forma íntegra e independiente buscando consolidar la imagen de un organismo confiable. El organismo declara que:

  • No hace parte del diseño, fabricación, el suministro, la instalación, la posesión, el uso o el mantenimiento de los ítems a inspeccionar.
  • No acepta presiones de ningún tipo por parte de organismos relacionados u otros, a fin de que se cambien u omitan resultados de actividades de evaluación de la conformidad.
  • No realiza el pago de comisiones por ventas u otros incentivos para la remisión de nuevos clientes.
  • No realiza el pago de comisiones por número de inspecciones realizadas.
  • Gestiona los conflictos de interés, a fin de asegurar la objetividad en los servicios prestados.
  • La Gerencia no ejerce presiones al personal que realiza labores de evaluación de la conformidad.
  • Ningún otro servicio prestado por el organismo podrá afectar la imparcialidad, independencia e integridad del Organismo de inspección.
  • Presenta cuales son los organismos relacionados, realiza un análisis de la independencia y pone este listado a disposición del ONAC.
  • Se han destinado los recursos para la realización de auditorías, el análisis y la gestión de los riesgos y demás acciones necesarias, con el fin de garantizar que las evaluaciones de la conformidad se realizan de forma imparcial.
▪ Garantiza la objetividad de sus actividades de inspección.

POLITICA DE CONFIDELCIALIDAD El organismo de inspección es responsable de mantener confidencial toda la información obtenida en los procesos de evaluación de la conformidad, siendo esta información propiedad de la persona o empresa que ha utilizado los servicios

    • El organismo de inspección es responsable de mantener confidencial toda la información obtenida en los procesos de evaluación de la conformidad, siendo esta información propiedad de la persona o empresa que ha utilizado los servicios • Todo el personal interno, externo, auditores y cualquier persona con acceso a la información debe firmar un compromiso legal de confidencialidad. • Para garantizar la confidencialidad: • La información de personas, instalaciones, registros escritos o fotográficos suministrada durante la prestación del servicio se mantendrá bajo estándares de confidencialidad y no será divulgada a terceros sin autorización escrita del cliente • En caso de recibir una queja que requiera la divulgación de información confidencial, se notificará al cliente para que apruebe por escrito dicha divulgación, dejando registro de la notificación y aprobación. •La nformación obtenida de fuentes distintas al cliente (por ejemplo, denunciantes, operadores, empresas) será tratada igualmente como confidencial. Excepciones a la confidencialidad Las restricciones de confidencialidad cesarán únicamente en los siguientes casos: • Requerimientos legales o gubernamentales: cuando una entidad oficial solicite información por ley, el organismo notificará al cliente para que tenga oportunidad de defenderla o protegerla, salvo que la notificación esté prohibida por mandato judicial. • Autorización expresa del cliente: cuando el usuario de los servicios acuerde por escrito liberar la información antes de su divulgación. • Información de dominio público: cuando la información ya sea pública o haya sido obtenida de manera lícita por un tercero con derecho a proporcionarla. Gerencia 01 de Junio de 2024

Tratamiento de Quejas y Apelaciones

1. Objetivo

Incrementar la satisfacción del cliente mediante un ambiente enfocado al cliente, abierto a la retroalimentación, incluyendo quejas y apelaciones, mejorando continuamente nuestros servicios.

2. Alcance

Todas las quejas y apelaciones interpuestas al Organismo de Inspección.

3. Definiciones

  • Apelación: Solicitud del proveedor del ítem de inspección de reconsiderar la decisión tomada por el organismo.
  • Queja: Expresión de insatisfacción presentada por una persona u organización relacionada con las actividades del organismo.
  • Apelante: Persona o empresa que realiza la apelación y que recibió el servicio de evaluación.

4. Tipos de Quejas

Quejas relacionadas con el servicio de evaluación:
  • Trato del personal inspector: Competencia, trato, puntualidad, imparcialidad y confidencialidad.
  • Servicio de evaluación: Aplicación inadecuada de requisitos de inspección.
Quejas sobre el funcionamiento del organismo:
  • Demoras en atención telefónica
  • Errores en facturación
  • Demoras en procesos administrativos

5. Procedimiento

  • Las quejas verbales o telefónicas son tratadas con respeto por el inspector o receptor.
  • Las quejas telefónicas se documentan en el formato FOR-005.
  • El Coordinador SG-OIN es responsable de dar respuesta oportuna dentro de los plazos establecidos.
  • Todo el personal debe reportar quejas recibidas a su jefe inmediato.